Roadmap zum gelungenen Event | Teil 1: Veranstaltung planen – So vermeiden Sie Fehler

Bestimmt haben Sie bereits eine zündende Idee für ein Event, sonst würden Sie diesen Beitrag nicht lesen – aber von der Zündung zum Feuerwerk ist es ein langer Weg. Diesen Weg möchten wir Ihnen ein wenig erleichtern mit unserer dreiteiligen Serie „Roadmap zu gelungenen Event“!

Das richtige Publikum fürs richtige Event

Der allererste und wichtigste Schritt: Ermitteln Sie die passende Zielgruppe für Ihre Veranstaltung! Dies ist nicht nur wichtig für eine hohe Besucherzahl und deren Zufriedenheit, sondern beispielsweise auch für eine effektive Platzierung von Werbung. Die Festlegung der Zielgruppe ist auch von hoher Bedeutung hinsichtlich der Budgetplanung, der Preisgestaltung und der Wahl der Eventlocation.
Auch das Marketing muss sich auf die richtigen Zielgruppen ausrichten. Achten Sie darauf, dass Sie die selbe Sprache wie das Publikum sprechen!

Ermittlung der passenden Zielgruppe(n)

Machen Sie sich ein Bild des Konsumententyps, den Sie ansprechen wollen, seiner Bedürfnisse und Wünsche und seines Backgrounds.
Mit konkreter Marktforschung sollten Sie erst beginnen, wenn der Käufertyp ermittelt worden ist. Dabei ergeben sich hinsichtlich der Marktforschung zahlreiche Möglichkeiten. Dies können Anruf- oder E-Mail-Kampagnen sein, online-Umfragen, eigene Recherchen im Internet, insbes. in Blogs, Foren und sozialen Medien oder auch die Lektüre von Fachzeitschriften. Es empfiehlt sich dabei eine Kombination mehrerer diese Kanäle.
Eine selbst durchgeführte Umfrage sollte am besten eine Kombination darstellen aus multiple-choice, quantitativen und offenen Fragen.

Bestimmen Sie die jeweilige Marktgröße, sprich: Gibt es eine ausreichende Nachfrage für die geplante Veranstaltung? Auch hier empfiehlt sich eine Internet-Recherche über den Markt. Bei Google-Recherchen sollten Sie es auch einmal mit dem Suchparameter „type:pdf“ probieren. PDF-Dateien beinhalten meist ausführlichere Texte.

Definieren Sie ein Alleinstellungsmerkmal bevor Sie die Veranstaltung planen

Was hebt Ihre Veranstaltung von anderen ab? Warum sollten Interessenten bei Ihnen buchen und nicht bei einem Mitbewerber?
Bieten Sie mehr Inhalt? Treten bei Ihnen prominente Acts oder Redner auf? Gibt es irgendwelche anderen ungewöhnliche Aspekte? Hat Ihr Event ein besonderes Format oder einen ungewöhnlichen Rahmen aufzuweisen? Handelt es sich um einen besonderen Veranstaltungsort (ungewöhnliche Stadt/Umgebung, Räumlichkeiten, die aus dem Rahmen fallen, oder einfach eine sehr gute Verkehrsanbindung)? Bieten Sie oder der Provider der Eventlocation einen speziellen Service? Bieten Sie Ihr Event zu einem auffallend attraktiven Preis an?
Evtl. können Sie ein Konzept aus einer anderen Branche auf Ihre eigene übertragen, z.B. „Wir sind das Speed Dating für Immobilien“.
Wichtiger als alle Originalität ist aber immer, dass die Besucher Ihrer Veranstaltung zufrieden nach Hause gehen und auch bereits vor der Buchung ahnen, dass die Teilnahme sich lohnen wird. Merke: Ein Alleinstellungsmerkmal muss immer zur avisierten Zielgruppe passen!

Die richtige Preisgestaltung einer Veranstaltung

Wenn Sie kostenpflichtige Veranstaltungen planen ist der Preis immer eines der wichtigsten Entscheidungskriterien – besonders in einem so preisbewussten Land wie Deutschland!
Wichtig sind dabei auch kleine psychologische Kniffe, etwa eine zeitliche Verknappung von Rabatt-Angeboten (z.B. über Early-Bird-Tickets) oder das Anbieten von extra buchbaren Zusatzoptionen.
Für etablierte und dabei stets attraktive Events kann man natürlich höhere Preise verlangen als für neue, noch unbekannte Veranstaltungen.
Eine weitere Möglichkeit Umsatz zu generieren liegt im Verkauf weiterer Produkte, z.B. Handelsartikel, Dienstleistungen oder Mitgliedschaften.
Beobachten Sie den Wettbewerb auf dem Gebiet Ihres Events, wichtig dabei ist natürlich: Wie sieht das Gesamtangebot zum entsprechenden Zeitraum in der jeweiligen Region aus?
Bei der Preisgestaltung spielt natürlich nicht zuletzt die avisierte Zielgruppe und deren Portemonnaie stets eine entscheidende Rolle. Dabei sollte auch die Perspektive des potenziellen Teilnehmers eingenommen werden – und die umfasst bei der Kaufentscheidung neben dem reinen Ticketpreis auch andere finanzielle Faktoren wie Anreise (oder evtl. auch Übernachtung) oder Kostenübernahme durch Dritte wie z.B. Arbeitgeber. Wenn Sie Premium-Veranstaltungen planen kann sich ein zu niedriger Preis auch negativ auf die Erwartungshaltung der Interessenten auswirken.
Und vergessen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse nicht: Welche Kosten fallen insgesamt für Sie an? Ermitteln Sie also das ungefähre Budget, bevor Sie Preise festsetzen, wenn Sie mit einem Gewinn abschließen wollen.
Fazit: Das Verhältnis aus Angebot und (erfolgreich prognostizierter) Nachfrage unter Berücksichtigung der entstehenden eigenen Kosten bestimmt den bestmöglichen Preis!
 

Die richtige Budgetfeststellung der Veranstaltungsplanung

Fixkosten

Die Kostenermittlung beginnt bei der Wahl der geeigneten Location. Soll es eine First-Class-Location sein, etwas Ausgefallenes (das nicht immer teuer sein muss) oder möchten Sie einen Veranstaltungsort mieten, der mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis aufwartet? Dies hängt selbstverständlich auch von der vermutlichen Erwartung der Teilnehmenden ab. Weitere Fixkosten betreffen W-LAN, Beamer, Flipcharts usw.

Variable Kosten

Dies sind v.a. Speisen und Getränke (für Preisbewusste: Sind unverzichtbare Getränke wie z.B. Wasser, Tee und Kaffee bereits von vornherein als Standard im Mietpreis enthalten?) Aber auch Namensschilder, Werbepräsente usw. – und nicht zuletzt die Honorare für die auftretenden Redner, Künstler oder Seminarleiter.
Nach Addition der Fixkosten und der vermutlichen variablen Kosten haben Sie eine Basis für eine erste Budgetschätzung.

Umsatzprognose

Wenn Sie die ungefähren Gesamtkosten ermittelt haben, sollten Sie sie unbedingt für einen Augenblick vergessen, wenn Sie sich an die Schätzung des Umsatzes machen, denn Sie wollen ja realistisch ermitteln, wie Ihre Möglichkeiten der Preissetzung sind – und die Preiserwartungen der potenziellen Kunden orientieren sich kaum an Ihren Ausgaben. Da es niemals möglich ist, die tatsächliche Anzahl der Teilnehmer genau einzuschätzen, sollten Sie eher vorsichtig sein bei der Schätzung – und dann noch mal 30% abziehen.
Wenn Sie nun die erwarteten Kosten vom prognostizierten Umsatz abziehen, ergibt sich der zu erwartende Gewinn. Wenn der gegen Null geht oder gar negativ ausfällt, müssen Sie etwas ändern – und das kann nicht der Ticketpreis oder die Zahl der erwarteten Teilnehmer sein, wenn sie diese zuvor realistisch ermittelt haben. Sie müssen dann irgendwie die Kosten herabsetzen und zwar in einer Weise, die sich nicht negativ auf den Umsatz auswirkt. Eine andere Möglichkeit besteht u.U. darin, Förderer für das Event zu gewinnen.

Förderung/Sponsoring

Prüfen Sie, ob Sie für Ihre Veranstaltung nicht vielleicht Sponsoren oder andere Förderer begeistern können. Dabei kann man durchaus im eigenen Bekanntenkreis oder auch bei Verwandten anfangen. Zeigen Sie Ihnen, dass es Ihnen ernst ist und v.a. auch, dass Sie Ihre Bekannten ernstnehmen, indem Sie ihnen den Stand der bisherigen Planungen detailliert erläutern. Vielleicht ergibt sich dabei auch, dass einer Ihrer Freunde oder Verwandten wichtige Kontakte hat, beispielsweise das Event in den Medien ankündigen oder einfach über eigene Informationskanäle auf die Veranstaltung aufmerksam machen kann.

Danach beziehen Sie bestehende Fans, Kunden oder Follower in den sozialen Medien in Ihre Überlegungen ein, ob diese vielleicht Interesse hätten, Ihr Event irgendwie zu unterstützen. Evtl. ist sogar ein Crowdfunding in Betracht zu ziehen.
Eine ganz andere Möglichkeit besteht darin, kommerzielle Sponsoren zu gewinnen. Vielleicht gibt es ja ein Produkt, das die Besucher Ihres Events besonders interessieren könnte.
Bei Ihrer Suche nach Förderern sind Sie vielleicht auf interessante Branchenvertreter gestoßen, die Sie vielleicht auch in Ihr Event oder in seine Promotion einbeziehen können, sei es durch einen kurzen Auftritt auf dem Event oder durch ein kurzes Statement, das Sie in Ihre Werbung einbinden können.

http://www.seminarraum-in-hamburg.de/checkliste-fuer-event-locations/

• Roadmap zum gelungenen Event | Teil 1: Veranstaltung planen – So vermeiden Sie Fehler
• Roadmap zum gelungenen Event | Teil 2: Eventmarketing und Durchführung
• Roadmap zum gelungenen Event | Teil 3: Event Nachbereitung

Hier können Sie Ihre Event Location Hamburg mieten