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Freitag, 25. August 2023

Roadmap zum gelungenen Event | Teil 2: Eventmarketing und Durchführung

Wenn Sie eine Event Location finden konnten und das Budget sowie die Preisgestaltung in halbwegs trockenen Tüchern sind, sollten Sie mit der Vermarktung beginnen. Das sollte zuerst im kleinen Kreis beginnen, um die Erfahrungen daraus in den weiteren Schritten der Vermarktung umzusetzen. Dann geht's an die endgültige Umsetzung. Lesen Sie im zweiten Teil unserer Roadmap alles über Marketing und Durchführung Ihres Events.

Eventmarketing

Die Vermarktung Ihres Events sollte heutzutage natürlich in erster Linie online geschehen, auf Ihrer eigenen (möglichst attraktiven) Website als auch über einschlägige Ticket- und Eventportale. Wichtig bei der Vermarktung ist nicht nur die Attraktivität der Veranstaltung durch entsprechende Texte, Bilder, Videos usw. hervorzuheben, sondern auch durch klare aber ausführliche AGB Seriosität zu vermitteln und so Vertrauen zu schaffen. Ebenso wichtig ist eine umfangreiche FAQ-Seite, die auf das jeweilige Event ausgerichtet sein sollte und auch Fragen wie Anreise, Parkmöglichkeiten und Dresscode beinhalten sollte.

Ausführliche Kontaktinformationen sind eine grundlegende vertrauensbildende Maßnahme. Und vergessen Sie nicht, falls möglich auch die bereits erwähnten Prominenten bzw. wichtige Branchenvertreter als Referenzen aufzuführen.

Bevor Sie mit Rundmails, Blogs oder sozialen Netzwerken für Ihr Event Marketing betreiben, sollten Sie jedoch auch hier im Familien- und Freundeskreis beginnen. Gewiss hat auch manch eine/-r von ihnen Lust, sie bei ihrem Eventmarketing zu unterstützen; in jedem Falle werden Sie wichtiges Feedback erhalten, das dann in Ihre Werbung einfließen kann.

Werbe-E-Mails sind in letzter Zeit bei manchen aus der Mode gekommen. Dies liegt in der Flut der Spam-Mails, aber auch der Unzahl von durchaus seriösen E-Mails begründet. Dennoch sind E-Mails immer noch eine der günstigsten und effektivsten Werbemethoden. Schicken Sie aber E-Mails ausschließlich an Interessenten, die eingewilligt haben, von Ihnen E-Mails zu erhalten.
Die Vermarktung in sozialen Netzwerken beginnt mit der Wahl eines passenden und einprägsamen Hashtags (#). Genauso wichtig ist natürlich die Bestimmung der jeweiligen Kanäle, auf denen sich potenzielle Besucher Ihres Events tummeln. Es ist dabei effektiver, sich auf einige wenige Kanäle zu konzentrieren und sich nicht zu „verzetteln“.

Blogs sind heutzutage ebenso ein unverzichtbares Mittel des Online-Marketings. Beachten Sie bei Ihren Online-Aktivitäten auch die Grundlagen der sog. Suchmaschinenoptimierung/Search Engine Optimization (SEO).

Auch die Erwähnung in den klassischen Printmedien sollte nicht außer Acht gelassen werden, solange die jeweilige Leserschaft sich mit den potenziellen Interessen zumindest teilweise überschneidet. Evtl. ist sogar die Erwähnung des Events im Radio oder Fernsehen möglich. In all diesen Fällen gilt, dass Sie die zuständigen Redakteure mit einer spannenden Story für Ihr Event begeistern müssen.

Bevor Sie in die Ankündigung Ihres Events in großem Stil einsteigen, müssen einige Basics wie z.B. die Event Location sichergestellt sein.

Das erfolgreiche Event – Marketing und Durchführung

Nach dem Eventmarketing planen Sie die Durchführung. Anhand der Ticketverkäufe in den ersten Tagen nach der Veröffentlichung des Events sollten Sie feststellen können, ob Ihre Budgetplanung tatsächlich realistisch war. Wenn alles gut läuft, können Sie nunmehr auch die übrigen Lieferaufträge bestätigen.

Event Catering

Ganz ohne Catering kommt kein Event aus – und wenn es sich auch nur um die unvermeidliche Kaffeepause handelt. Bei Konferenzen, Seminaren oder Workshops sollte auch ausreichend kühles Wasser bereitstehen. Fragen Sie den Anbieter der Event Location, ob Kaffee und Wasser im Grundmietpreis bereits enthalten sind. Die Auswahl weiterer Getränke sowie von Speisen hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab: Art und Dauer des Events, Zielgruppen, Budget usw.

W-LAN

Der Einsatz von W-LAN ist für den Ablauf vieler Events unverzichtbar; aber auch wenn die eigentliche Veranstaltung kein W-LAN benötigt, kann ein W-LAN-Zugang für Ihre Teilnehmer von großer Bedeutung sein, auch um beispielsweise über Ihr Event zu twittern und so Sie als Veranstalter ins Gespräch zu bringen und das Eventmarketing für eine eventuelle Folgeveranstaltung automatisch anzustoßen.

Schilder und andere Werbemittel während des Events

Stellen Sie mit dem Provider der Event Location sicher, dass der Zugang zu Ihrem Event ausreichend beschildert ist und sorgen Sie darüber hinaus, dass Werbeplakate, -aufsteller u.ä. auf Bildaufnahmen in Erscheinung treten, wenn Sie die Präsenz Ihrer Marke stärken wollen. Mit Fotos und Videos haben sie die Grundlage für Ihr zukünftiges Event Marketing.

Ablauf eines Events

Ohne helfende Hände lässt sich kaum ein größeres Event durchführen. Ob Sie dabei nun auf professionelle oder freiwillige Helfer zurückgreifen; wichtig ist es, diese ausreichend in den Ablauf der Veranstaltung einzuweihen und in ihre Aufgaben einzuweisen.

Expect the Unexpected: Auch bei der besten Planung kann ein Event schiefgehen, beispielsweise durch ein Unwetter oder einen Unfall. Für derartige Fälle sollte möglichst eine entsprechende Versicherung abgeschlossen werden. In jedem Fall werden Sie dann besser schlafen können!

Unvergessen: Eventmarketing durch Werbegeschenke

Auch durch ein Werbegeschenk kann ein Event unvergesslich werden – oder bei jedem Gebrauch wieder in Erinnerung gebracht werden. Überlegen Sie, welche Arten von Aufmerksamkeiten wirklich gut bei Ihren Teilnehmern ankommen (mit Kugelschreibern und Feuerzeugen sind die meisten Menschen mehr als reichlich eingedeckt!).

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