Checkliste – so finden Sie die perfekte Event Location!

Wer unangenehme Überraschungen beim Ablauf eines Events vermeiden will, sollte sich die Location vorher genau ansehen – und bei der Besichtigung die richtigen Fragen stellen. Mit der nachfolgenden Checkliste können Sie jede Event Location auf ihre Vor- und Nachteile untersuchen – denn Mietpreis oder perfekte Lage sind nicht die einzigen Kriterien, die bei der Auswahl der Location Suche von Wichtigkeit sind.
Jedes Event ist einzigartig und hat ganz eigene Anforderungen. Jedoch finden sich viele Punkte in dieser Checkliste, die wohl für die meisten Events von Belang sind. Natürlich ist es immer eine gute Idee, diese Liste um eigene Punkte zu ergänzen!

Checkliste für die Besichtigung der Event Location

Allgemeine Aspekte der Location Auswahl

• Gibt es einen (festen) Ansprechpartner? Ist dieser Ansprechpartner während des Events anwesend? Gilt dies bei einem mehrtägigen Event für den gesamten Zeitraum?
• Gibt es zur gleichen Zeit ein anderes Event am Veranstaltungsort? Was für eines? Kann dies zu Beeinträchtigungen führen?
• Ist mit anderen Störfaktoren wie z.B. Bau- oder Handwerkerarbeiten zu rechnen?
• Sind hinsichtlich der Sicherheit der Veranstaltung besondere Aspekte zu berücksichtigen?
• Sonstige Fragen:

Programm Ihres Events

• Gehen Sie mit dem Anbieter kurz Ihr Programm durch und vergewissern sich, dass Ihr Ablaufplan für beide Seiten problemlos ist.
• Sonstige Fragen:

Räumlichkeiten und Ausstattung der Event-Location

• Verfügen die Räume über ausreichend Tageslicht?
• Sind die Räume schallgedämpft?
• Ist eine Klimaanlage vor Ort?
• Welche Tisch- und Stuhlanordnungen sind in der Location möglich mit welchen Personenkapazitäten? Wer ist verantwortlich für den Aufbau des Mobiliars?
• Berücksichtigen Sie auch etwaigen Raum für den Bühnenbereich oder Podium, wenn Sie eine Event Location buchen.
• Kann der gewünschte Eventbereich vom Rest der Räumlichkeiten abgetrennt werden?
• Falls es sich um ein Event mit zeitlich abgetrennten Pausen handelt: Wo halten sich die Teilnehmer in den Pausen auf?
• Ist ein Lounge-Bereich vorhanden?
• Gibt es einen Outdoor-Bereich (wie z.B. Garten, Terrasse, Wintergarten etc.)?
• Wo kann der Empfangsbereich eingerichtet werden?
• Welche Ausstattung ist in der Raummiete bereits enthalten? Welche Extras sind zusätzlich mietbar und zu welchen Preisen?
• Ist W-LAN vorhanden – zu welchem Preis?
• Stellt der Anbieter Notebooks zur Verfügung? Zu welchen Preisen?
• Ist eine Garderobe vorhanden?
• Gibt es einen Raucherbereich und wo befindet sich dieser?
• Wo sind die Toiletten? Sind diese ausreichend für die Anzahl der Teilnehmer?
• Achten Sie auch auf verschmutzte oder unordentliche Bereiche und sprechen Sie diese während der Begehung an.
• Sonstige Fragen:

Aufbau:

• Inwieweit hilft der Provider beim Aufbau?
• Wo kann für Auf- und Abbau be- und entladen werden? Sind Fahrstühle dafür vorhanden?
• Ab wann kann aufgebaut werden? Gibt es irgendwelche Ruhezeiten, zu denen der Umbau nicht möglich ist?
• Können Partner/Dozenten der Event Location diese auch vorab in Augenschein nehmen?
• Sind genügend Steckdosen vorhanden?
• Sonstige Fragen:

Catering – Verpflegung während des Events:

• Welches Catering gibt es und was kosten die einzelnen Catering-Möglichkeiten?
• Welche Arten von Getränken/Erfrischungen sind buchbar und zu welchen Preisen?
• Sind kostenlose Getränke in der Raummiete enthalten?
• Gibt es auch vegetarisches Essen?
• Geht der Anbieter bei der Essenswahl auf Allergien und spezielle Bedürfnisse ein?
• Ist (ausreichend) Personal für das Catering vorhanden?
• Welches Catering wird in den Pausen zur Verfügung gestellt (Kaffee, Tee, Wasser etc.)?
• Welche Getränke können darüber hinaus gewählt werden?
• Sonstige Fragen:

Verkehrsanbindung – Erreichbarkeit der Location:

• Wie ist die Erreichbarkeit der Event Location vom Hauptbahnhof bzw. Flughafen?
• Verfügt die Location über eigene Parkplätze?
• Bietet die Location für die Referenten kostenlosen Parkraum an?
• Kann für besondere Gäste ein VIP-Shuttle o.ä. gebucht werden?
• Kann über den Anbieter ein Taxi bestellt werden?
• Sonstige Fragen:

Und außerdem:

• Wann wird die Raummiete der Eventlocation fällig und in welcher Art ist diese zu entrichten?
• Ist eine Kaution zu hinterlegen?
• Sonstige Fragen:

Checkliste zum Drucken (PDF)

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