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Die schlimmsten Fehler wenn sie eine Tagung planen

Wenn Sie – vielleicht zum ersten Mal - eine Tagung planen, dann können Ihnen trotz bester Absichten so manche Planungsfehler unterlaufen. Mit diesem kleinen Fehlerleitfaden sollten die meisten Fehler leicht vermeidbar sein. Ob das Ziel Ihrer Tagung die Information der Teilnehmenden ist oder ein möglichst profitables Event, ob Sie mit der Veranstaltung Ihre Bekanntheit steigern oder in erster Linie Erfahrungen und Meinungen austauschen wollen, ob es sich um eine offene oder geschlossene Tagung handelt – in jedem Fall wollen Sie, dass die Tagung oder Konferenz ein Erfolg wird! Um dies zu gewährleisten, müssen Sie darauf achten, dass Sie es nicht versäumen, alle Möglichkeiten zur Vermarktung bzw. Verbreitung der Tagung und Ihrer Ergebnisse zu nutzen – und Ihren Teilnehmern einen möglichst angenehmen Aufenthalt zu ermöglichen.

Tagungsplanung: Ungenutzte Marketingmöglichkeiten 

Viele Veranstalter versäumen es, ihre Tagung oder Konferenz ausreichend zu bewerben. Nutzen Sie die Möglichkeiten einer effektiven Vermarktung/Bekanntmachung Ihrer Tagung durch Pressemitteilungen oder Interviewtermine mit den Rednern der Veranstaltung. Laden Sie ggf. Journalisten kostenlos zur Tagung ein. Machen Sie vielleicht auch vorab einen Fototermin in der Location. Wenn Sie Fotos an die Presse weitergeben, achten Sie unbedingt auf dieausreichende Qualität der Bilder!

Nutzen Sie CTAs wenn Sie eine Tagung planen

Wenn ein potenzieller Interessent eine E-Mail zur Veranstaltung liest oder eine entsprechende Website besucht, ist dies nur der erste Schritt auf dem Weg zur Teilnahme. Am besten ist es, den Interessenten unterwegs zu begleiten, bis zur schließlichen Buchung. Dabei sind CTAs (CTA=Call to Action) sehr hilfreich, die den Kunden zur Handlung bewegen.

Ein möglicher CTA liegt beispielsweise darin, Anreizezur Buchung durch Frühbucherrabatte zu wecken.

Unzureichende Datenerhebung

Versäumen Sie nicht, im Anmeldeformular zu einer Tagung, nützliche Daten abzufragen, z.B.wie der Interessent von der Veranstaltung erfahren hat oder wo seine persönliche Interessen liegen – so ein bisschen Marktforschung ist wichtig für spätere Vermarktungen. Je besser Sie IhreTeilnehmer kennen, desto besser werden Sie sie mit Ihrem Marketing erreichen!

Überschätzen oder Unterschätzen der Teilnehmeranzahl Ihrer geplanten Tagung

Genau wird man niemals im voraus schätzen können, wie viele Menschen an einer Tagung teilnehmen, insbesondere wenn sie das erste Mal stattfindet. Einen Riesensaal mit einem halben Dutzend Teilnehmer zu bevölkern, wirkt zumeist peinlich:

Am schlimmsten ist es natürlich, einen Tagungsraum so mit Menschen vollzustopfen, dass es bei den Teilnehmern zu klaustrophobischen Anfällen kommt.

Deshalb ist es wichtig, in der Planung Ihrer Veranstaltung auf starke Abweichungen reagieren zu können, indem man eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Event Location sicherstellt (Möglichkeit des Umbuchens bzw. Anmietens weiterer Tagungsräume, Kaschierung der Raumgröße durch geschickten Einsatz von Metaplanwänden etc.).

Tagungsraum auswählen: Falsches Raumkonzept/falsche Bestuhlung

Die Anordnung von Stühlen (und evtl. Tischen) im Tagungsraum sollte den Bedürfnissen der Tagung entsprechen, vermeiden Sie also beispielsweise eine Anordnung der Tische im Gala-Format, wenn die Veranstaltung zentral auf ein Podium oder gar einen Hauptredner ausgerichtet ist. Auch bei der Bewirtung kann man Fehler in der Mobiliarbestückung machen, beispielsweise wenn es zu wenig Stehtische am Buffet gibt etc.

Unzureichende Information der Tagungsteilnehmer

Vergessen Sie nicht, die Besucher Ihrer geplanten Tagung über alles Notwendige hinsichtlich der Veranstaltung zu informieren: Wo kann man die Eintrittskarte abholen? Was sind die Anfahrtswege, wie steht es um die Parkmöglichkeiten, wann genau beginnt und endet die Tagung? Können Sie ggf. ein Hotel empfehlen? Für alle anderen Rückfragen sollten die Kontaktdaten nicht vergessen werden. Wenn Sie aber daran denken, die Besucher Ihrer Tagung mit ausreichenden Informationen zu versorgen, wird sich die zusätzliche Arbeitsbelastung durch Rückfragen in Grenzen halten.

Knickrigkeit beim Catering

Gutes Management und gute Planung umfasst natürlich auch Sparsamkeit, aber tun Sie dabei bitte nicht zuviel des „Guten“! Wenn beispielsweise Catering Bestandteil der Veranstaltung ist, sollten dem einzelnen Gast mehr als nur zwei Häppchen zur Verfügung stehen.

Technik außer Acht lassen

Einer der häufigsten Fehler liegt im unbedingten Vertrauen in die Technik. Achten Sie stets darauf, dass die Software, die Beamer-Technik und die Lautsprecher nicht nur theoretisch, sondern auch tatsächlich funktionieren und miteinander harmonieren. Ein rechtzeitiger praktischer Test kann so manche Peinlichkeit vermeiden.
Außerdem: Prüfen Sie, dass die Redner auch auf den hinteren Plätzen gehört und gesehen werden!

Das letzte Versäumnis beim Tagung planen: Inhalte nicht aufbereiten

Die Tagung ist zu Ende, die Gäste sind zu Hause, aufgeräumt ist auch – ist die Veranstaltung damit auch abgewickelt? Mangelnde Nachhaltigkeit ist der letzte Fehler, den Veranstalter begehen können. Machen Sie stattdessen mehr aus Ihrer Veranstaltung! Filmen Sie das Event, interviewen Sie Besucher, machen Sie Fotos, bitten Sie Teilnehmer um Berichte, richten Sie ein passendes Hashtag (#) in den sozialen Medien zur Thematik ein, schreiben Sie über die Veranstaltung in einem Blog. Organisieren Sie alles nötige dazu bereits während Sie die Tagung planen! Evtl. lassen sich sogar zusätzliche Einnahmen erzeugen, indem bestimmte Inhalte der Tagung im Nachhinein gegen Bezahlung abrufbar sind.


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