Tagungshotel oder Tagungsstätte - Was sollte ich für meine Tagung mieten?

Bei der Planung einer Tagung, die nicht im eigenen Hause stattfinden soll, muss der Ausrichter ganz am Anfang eine grundsätzliche Entscheidung treffen: Soll die Tagung am besten in einem Tagungshotel oder in einem Tagungszentrum ohne direkten Hotelanschluss stattfinden? SiH gibt Ihnen Tipps, die Ihnen diese Entscheidung leichter machen, so dass Sie ganz entspannt Ihren Tagungsraum mieten können.

„Wo sollte meine Tagung idealerweise stattfinden? Bietet sich für meine Tagung eher ein Tagungshotel an oder eine andere Art von Tagungsstätte?“ Bei der Beantwortung dieser Fragen spielen die Dauer der Veranstaltung und auch die Anfahrt der Teilnehmer eine entscheidende Rolle. Ein Tagungshotel bietet viel Komfort, lässt sich diesen aber auch gut bezahlen. Nicht jede Annehmlichkeit eines Tagungshotels ist aber für eine erfolgreiche Tagung sinnvoll – und manche Extras können überhaupt nicht genutzt werden.

Unser Vergleich – Tagungszentren oder -hotels

Dieser kurze Vergleich soll die Unterschiede zwischen Tagungszentren und Tagungs- bzw. Kongresshotels herausstellen. Tagungszentren sind hierbei Örtlichkeiten, die zwar professionelle Seminar- und Tagungsräume anbieten und über eine lange Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Tagungsanbietern verfügen, aber im Gegensatz zu Tagungshotels keine Übernachtungsmöglichkeiten bieten.

Tagungshotels

Die Vorteile:

1. Ein Tagungshotel empfiehlt sich unter Umständen für Teilnehmer mit einer langen Anreise, die nicht am selben Tag abreisen können.
2. Die Übernachtung im Hotel ermöglicht kurze Wege zum Tagungsort.
3. Ein Tagungs- oder Kongresshotel bietet hohen Übernachtungskomfort.

Die Nachteile:

1. Während Hotels hohe Standards in der Ausstattung der Hotelzimmer haben, hapert es bei Ihnen des öfteren an der Technik. So kann ein schneller Internet-Anschluss leicht ausgebremst werden durch langsame interne IT-Technik. Oft besteht keine Auswahl zwischen LAN und W-LAN, Minimalstandards wie Cat7-Kabel werden nicht zur Verfügung gestellt. Es gibt Hotels für Tagungen, in denen nicht einmal ein Beamer an der Decke des Tagungsraums hängt.
2. Entsprechend sind Tagungshotels meist exzellent im Umgang mit Hotelgästen, lassen es aber oft aber an der technischen Betreuung mangeln. Kaum etwas ist katastrophaler, als wenn unmittelbar vor Beginn der Tagung ein gravierendes technisches Problem festgestellt wird und diesem nicht mehr rechtzeitig abgeholfen werden kann.
3. Tagungs- bzw. Kongresshotels sind zumeist kostspielig – und zwar hinsichtlich der Miete für den Tagungsraum als auch für die einzelnen Hotelzimmer.
4. Die Tagungspauschale umfasst üblicherweise den Veranstaltungsraum, die technische Ausstattung, die Verpflegung und die Übernachtung. Sie wird im allgemeinen pro Teilnehmer abgerechnet – egal ob diese nun im Hotel übernachten oder bei sich zuhause. Wenn einzelne Teilnehmer nicht erscheinen, werden diese Plätze auch berechnet. Ebenso wird für jeden zusätzlich eingeladenen Teilnehmer eine volle Tagungspauschale erhoben
5. In einem Tagungshotel müssen auch für eintägige Veranstaltungen weniger erforderliche Extras wie Spa- und Wellness-Bereich bezahlt werden.