< Zur Blog-Übersicht

Mittwoch, 8. Februar 2023

Tagungsraum mieten - Was ist eine Tagung?

Was macht eigentlich eine Tagung aus? Ist eine Tagung das Gleiche wie eine Konferenz? Wie sieht der ideale Tagungsraum aus? Wo sollte ein Tagungsort am besten liegen und wo kann man einen geeigneten Tagungsraum finden? Was gehört zur Tagungstechnik? Und welches Catering sollte Ihre Tagung begleiten? Eine kurze Einführung mit Infos insbesondere für Veranstalter, die ihre erste Tagung planen.

Eine organisierte Versammlung, an der die teilnehmenden Personen zusammenkommen, um sich über ein bestimmtes Thema zu informieren oder auszutauschen, nennt man Tagung. In der Regel treten dabei vorher benannte Referenten auf.

Auch wenn das Wort „Tagung“ oftmals im Sinne von Konferenz verwendet wird, bestehen dennoch einige Unterschiede: Eine Konferenz (ebenso wie ein Kongress) ist ein üblicherweise mehrtägiges Ereignis, während das Wort „Tagung“ sich nicht von ungefähr von „Tag“ herleitet. Eine Tagung wird daher tatsächlich im Regelfall lediglich einen Tag lang stattfinden. Außerdem nehmen an einer Tagung meistens weniger Personen teil; ebenso ergibt sich bei einer Tagung deutlich weniger Interaktion zwischen den Referenten und dem Publikum. Folgerichtig kann und sollte ein geeigneter Tagungsraum auch kleiner ausfallen als ein Konferenzsaal. Wenn die Teilnehmenden der Tagung aus der Region kommen, entfällt auch die Notwendigkeit der Hotelsuche.

Wer einen Tagungsraum mieten will, sollte bei der Auswahl der passenden Location nicht nur auf die richtige Größe achten, sondern auch darauf, dass der Tagungsraum eine angemessene Akustik besitzt und möglichst über ausreichend Tageslicht verfügt. Er sollte schlicht gehalten sein und beispielsweise nicht durch überreiche Dekoration die Aufmerksamkeit der Teilnehmer unnötig in Anspruch nehmen.

Ein Tagungsraum sollte möglichst zentral liegen und die Anreise durch eine gute Verkehrsanbindung erleichtern – sowohl für Pkw als auch hinsichtlich der öffentlichen Verkehrsmittel. Die Bestuhlung sollte flexibel sein und nach den jeweiligen Bedürfnissen der Tagung ausgerichtet werden können.

Tagungsraum mieten: Ausstattung, Technik, Catering

Hinsichtlich der Tagungstechnik sollte vom Vermieter des Tagungsraums alles Notwendige zur Verfügung gestellt werden, Flipchart, Boardmarker und Papier, Overhead Projektor, Beamer und Leinwand sowie Metaplanwände, natürlich auch W-LAN o.ä. Von seiten des Vermieters sollte möglichst für die gesamte Zeit der Tagung ein persönlicher Ansprechpartner für Fragen und technische Unterstützung zur Verfügung stehen.

Auch über das geeignete Catering sollte bei der Planung einer guten Tagung rechtzeitig nachgedacht werden. Soll es ein organisierter Restaurantbesuch werden, besteht die Möglichkeit, vor Ort ein Mittagessen einzunehmen? Soll es ein Buffet mit belegten Brötchen geben? Wie steht es in den Kaffeepausen mit Gebäck? Auf jeden Fall sollte es während der gesamten Pausen ausreichend (=unbegrenzt) alkoholfreie Getränke geben, also in erster Linie Wasser, Kaffee und Tee.

Wichtig ist auch ein geeigneter Rückzugs- und Pausenbereich, in dem alle Teilnehmenden zwischendurch wieder frische Kraft schöpfen können, zum Beispiel mit einer gemütlichen Lounge, am besten auch mit Terrasse oder einem Wintergarten.

Hier können Sie direkt einen Tagungsraum buchen.


< Zur Blog-Übersicht