Erfolgreich Workshops planen

Die Guideline zum perfekten Workshop

Was macht einen Workshop eigentlich aus? Ein Workshop ist genauso wie ein Vortrag, eine Präsentation oder ein Seminar eine informative Veranstaltung. Im Workshop werden zwar Ziele definiert, aber nicht feste Wege zur Erreichung dieser Ziele vorgegeben; stattdessen sollen diese mit den Teilnehmern entwickelt werden. Wesentlich ist also: Ein Workshop zielt auf die aktive Beteiligung seiner Teilnehmer ab und ist niemals eine bloße Abfolge von Vorträgen. Diese besondere Natur eines Workshops muss in jeder Phase der Planung beachtet werden.

 

Tipp: Veranstalten Sie Ihren Workshop stets außerhalb der eigenen Firma bzw. Organisation. Dies sorgt für eine andere, „neutrale“ Atmosphäre und somit auch einen Perspektivwechsel. Viel wichtiger ist jedoch: die Alltagsarbeit bleibt außen vor, die Teilnehmenden konzentrieren sich ganz auf den Workshop und seine Themen und nicht auf die Probleme in ihrer Abteilung. Außerhalb der Firma Workshop Räume mieten ist mitunter billiger, als man denkt: bei SiH kann man übrigens auch einen sehr vorteilhaften Erstbucherrabatt nutzen.

 

Workshop Planung

Denken Sie über die optimale Anzahl der Teilnehmer ausführlich nach und wählen Sie diese gezielt aus. Die Workshop-Teilnehmer sollten möglichst aus unterschiedlichen organisatorischen und hierarchischen Bereichen stammen und nach Themenbezug, Zuständigkeit und Kompetenz ausgewählt werden.

Tipp: Sie sollten idealerweise Ihren Workshop planen für eine Anzahl von fünf bis fünfzehn Teilnehmenden.

 

Strukturierung des Workshops

Wenn Sie die Teilnehmenden ausgewählt haben, sollten Sie Ort und Termin des Workshops festlegen und den potenziellen Teilnehmern ausreichend frühzeitig mitteilen. Wählen Sie für Ihren Workshop Räume mit einer ruhigen Arbeitsatmosphäre und achten Sie auf die Verfügbarkeit aller notwendigen Arbeitsmaterialien, wenn Sie Ihren Tagungsraum buchen. Der Workshop benötigt eine klar definierte Tagesordnung mit eindeutigen Zielen; den Tagesordnungspunkten sollte ein Zeitplan zugeordnet werden – vergessen Sie bei der Workshop Planung auch nicht die Pausen!

Tipp: Ebenso wichtig wie klare Zielsetzungen und eine ausführliche Information der Teilnehmenden über das Thema des Workshops sind klare Verhaltensregeln für einen möglichst störungsfreien, effektiven und konfliktfreien Ablauf. Handys und andere mobile Geräte müssen ausgeschaltet sein, Wortmeldungen dürfen nur per Handzeichen zugelassen werden, die Teilnehmer müssen einander ausreden lassen. Zeitvorgaben für mündliche Beiträge können auch sehr nützlich sein, auf deren ungefähre Einhaltung der Moderator achten sollte.

 

Die Räume sollten ruhig und gut ausgestattet sein, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. Bei Workshops mit einer größeren Teilnehmeranzahl sollten Rückzugsmöglichkeiten für die Arbeit in kleineren Gruppen gewährt werden (evtl. dadurch, dass Sie weitere Seminarräume in Hamburg mieten).

Fördern Sie die Beteiligung durch eine Stuhlanordnung in kommunikativer Form, z.B. durch Anordnung in einem Halbkreis (wenn Sie bei SiH Ihren Tagungsraum mieten, können Sie zwischen verschiedenen Möglichkeiten der Anordnung der Stühle wählen). Mit Flipchart und/oder Metaplanwand lassen sich Ideen und Beiträge sowie andere Notizen sammeln.

Tipp: Bei SiH sind Flipchart und Papier sowie Whiteboard und Boardmarker immer kostenlos in der Miete inbegriffen, außerdem sind Metaplanwand und Moderationskoffer mit weiteren Materialien (Haftnotizen, Karteikarten, Tesafilm, Edding-Stifte) sowie Laptops und Beamer (für PowerPoint-Präsentationen o.ä.) optional buchbar.

Moderation des Workshops

Der/die Moderator/-in sollte auf dem jeweiligen Gebiet möglichst über Expertenwissen verfügen und unparteiisch sein.

Die erste Aufgabe des Moderators während des Workshops liegt darin, die Bedürfnisse der Workshop-Teilnehmer zu ermitteln und den Workshop an ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Moderation übernimmt die Gesprächsleitung, ist aber gleichzeitig auch für die Motivation der Teilnehmenden und falls erforderlich für die Mediation verantwortlich. Meinungen dürfen dabei nicht gelenkt werden. Der Moderator sollte auf eine möglichst ausgewogene Beteiligung aller Teilnehmenden achten. Schließlich sind durch die Moderation Ideen und Ergebnisse zusammenzutragen und zu interpretieren.

 

Ablauf des Workshops

Der/die Moderator/-in sollte möglichst frühzeitig erscheinen, insbesondere um bei etwaigen technischen Problemen noch für Abhilfe sorgen zu können. Zu Beginn des Workshops ist es dann wichtig, eine angenehme und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen, denn sonst ist eine effektive Mitarbeit der Teilnehmer unwahrscheinlich.

Wenn sich noch nicht alle Teilnehmenden untereinander kennen, stellen sie sich nach der Begrüßung durch den Moderator vor. Der Moderator führt in das Thema ein und erklärt die einzelnen Punkte des Workshops. Die Inhalte müssen während des Workshops deutlich sichtbar festgehalten werden (auf Flipchart, Metaplanwand o.ä.).

Es ist wichtig, nun die aktive Teilnahme, also die Mit-Arbeit der Teilnehmer einzufordern und die Spielregeln des Workshops zu erläutern. Während des eigentlichen Workshops sollte der Moderator stets die Gesprächsdynamik und die Einhaltung der Spielregeln überwachen und wichtige Gedanken und Ergebnisse deutlich als Ankerpunkte festhalten. Zwischendurch sind jedoch die Teilnehmer gefragt, ihrerseits Ideen auch schriftlich abzugeben – beispielsweise auf Haftnotizen, die an Metaplanwand oder Flipchart befestigt werden. Zum Abschluss des Workshops weist der/die Moderierende nach der Zusammenfassung der Ergebnisse ggf. auf künftige Workshops zum Thema hin und verteilt Handouts für Feedback.